Introducción

Gestionar los documentos de los órganos de gobierno y coordinación didáctica de cualquier entidad educativa es una necesidad básica de funcionamiento. Estos registros han de recoger la información necesaria que fundamente la toma de decisiones tanto a nivel de dirección y gobierno, como a nivel didáctico, siendo la base de la gestión de conocimiento de la organización y funcionamiento del plan de actuación que se va a llevar en la práctica de organización y la tarea educativa.

Según recoge Szlejcher (2009), los documentos son una herramienta básica para cualquier órgano administrativo (tanto público, como privado) y constituyen los medios por los cuales se realizan todos los procesos operacionales y funcionales. Asimismo, son la prueba y testimonio de las acciones administrativas que se van llevan acabo y contienen toda la información registrada, tanto a nivel de gobierno, como a nivel didáctico. Los documentos pueden estar confeccionados sobre soportes convencionales (como el papel), pero también pueden ser micro-formas, documentos legibles por máquina, tales como medios magnéticos y discos compactos (CD y DVD) y pueden incluir, también, fotografías, registros sonoros, películas y todo otro soporte en el cual la información pueda ser registrada o transmitida en el proceso de realizar las funciones de la organización.

Una eficiente gestión de los documentos traerá consigo menores costos, mejor acceso y, en general, un uso más eficiente al mejorar los procesos de transferencia entre el propio interior de la comunidad educativa y con su entorno. Por ello es de especial importancia reflexionar sobre las compatibilidades de las tecnologías modernas en el rol de gestión de documentos, sus relaciones con los procesos de control e inspección, con la preservación para su consulta a lo largo del tiempo y, consecuentemente, con las demandas de los miembros de la comunidad educativa al acceso a la información.

Por otro lado, es un hecho evidente que en la actualidad las tecnologías de la comunicación y la información (TIC) son cada vez más utilizadas en el ámbito educativo (Padrón, 2008), tanto para el proceso de aprendizaje (Leibrandt, 2008), como para el proceso de enseñanza, llegando, incluso, a generalizarse a nivel social (Reyes, 2008; y Zambrano, 2009). Como consecuencia de ello, surgen cada vez más documentos en soporte informático, siendo necesario promover planes y proyectos educativos de carácter innovador en los centros educativos que faciliten la introducción de mejoras en las prácticas de gestión de documentos de órganos de gobierno y coordinación docente. Con la finalidad de mejorar la labor docente y el funcionamiento de los centros educativos en cualquiera de sus niveles (educación infantil, primaria, secundaria y universitaria), ha de surgir el planteamiento de una nueva estrategia y método de trabajo innovador basado en el uso de las TIC, con la posibilidad de poder ser aplicado, contrastado y evaluado por los propios centros y relacionado, directamente, con la mejora en los rendimientos de gestión y administración de los documentos pertenecientes a los órganos de gobierno y coordinación docente.

Para la elaboración y redacción del presente artículo se han seguido las normas propuestas por Ramos-Álvarez, Moreno-Fernández, Valdés-Conroy y Catena (2008).

*Agradecimientos. Este trabajo es parte de un proyecto financiado por la Dirección General de Innovación Educativa y Formación del Profesorado de la Junta de Andalucía (España), enmarcado en el Marco de subvenciones para la implantación de Proyectos de Innovación Educativa y Desarrollo Curricular a partir del curso 2008/2009 otorgado al centro educativo código 41701079. Consejería de Educación.